Laporan merupakan suatu cara komunikasi dimana penulis
menyampaikan informasi kepada seseorang atau suatu badan karena tanggung jawab
yang dibebankan kepadanya.
Laporan juga merupakan jenis dokumen yang menyampaikan
informasi mengenai sebuah masalah yang diselidiki dalam bentuk fakta-fakta yang
diarahkan kepada pemikiran dan tindakan yang akan diambil, hal-hal esensil, dan
hal-hal pokok yang bertalian dengan tujuannya.
Dasar-dasar Laporan
1. Pemberi Laporan
Pemberi laporan dapar berupa perorangan atau badan
2. Penerima Laporan
Penerima laporan adalah perorangan atau badan yang
menuugaskan atau dianggap perlu mendapatkan laporan tersebut.
3. Tujuan Laporan
Umumnya tujuan laporan adalah untuk mengatasi suatu
masalah, mengambil suatu keputusan yang lebih efektif, mengetahui perkembangan
suatu masalah, mengadakan pengawasan dan perbaikan, menemukan teknik baru, dan
sebagainya.
Sifat Laporan
Laporan yang baik harus ditulis dengan bahasa yang
baik dan jelas sehingga menimbulkan pengertian yang tepat, bukan kesan atau
sugesti. Di bawah ini adalah sifat-sifat yang harus dikandung oleh sebuah
laporan
1. Mengandung
imaginasi
Hal ini memiliki pengertian bahwa pelapor harus tahu
secara tepat siapa yang akan menerima laporan.
2. Sempurna dan komplit
Tidak boleh ada hal-hal yang diabaikan bila hal-hal
tersebut diperlukan untuk memperkuat kesimpulan dalam laporan itu. Selain itu
laporan tidak boleh mengandung unsur yang menyimpang dan memihak.
3. Disajikan secara menarik
Pelapor harus berusaha menarik perhatian si penerima
laporan dengan nilai yang terkandung di dalam laporan.
Macam-macam Laporan
1. Jenis laporan ini biasanya bersifat rutin dan sering
berbentuk angka-angka.
2. Laporan berbentuk surat
Biasanya bentuknya lebih panjang dari surat-surat
biasa.
3. Laporan berbentuk memorandum
Jenis laporan ini sering digunakan untuk laporan yang
singkat.
4. Laporan perkembangan dan laporan keadaan
Laporan perkembangan adalah suatu macam laporan untuk
menyampaikan perkembangan, perubahan atau tahap mana yang sudah dicapai dalam
usaha untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Laporan keadaan adalah laporan yang menggambarkan
kondisi yang ada pada saat laporan itu dibuat.
5. Laporan berkala
Jenis laporan ini dibuat dalam jangka waktu tertentu.
6. Laporan laboratoris
Salah satu tujuan dari laporan laboratoris adalah
menyampaikan hasil dari percobaan atau kegiatan yang dilakukan dalam
laboratorium.
Unsur-unsur yang paling penting dari suatu kerangka
laporan laboratoris:
1. Halaman
judul
2. Objek
atau tujuan
3. Teori:
menyangkut teori mana yang diterapkan
4. Metode:
prosedur-prosedur yang ditempuh
5. Hasil-hasil
yang dicapai dalam percobaan
6. Diskusi
atas hasil yang dicapai
7. Kesimpulan
Ciri-ciri umum untuk menentukan apakah suatu laporan
termasuk laporan formal:
- Harus ada halaman judul
- Biasanya ada sebuah surat penyerahan
- Memiliki daftar isi
- Ada sebuah ikhtisar (atau abstrak) yang mengawali laporan
- Ada bagian pendahuluan
- Bila ada kesimpulan dan saran (rekomendasi) biasanya diberi judul tersendiri
- Isi laporan yang terdiri dari judul-judul dengan tingkat yang berbeda-beda
- Bernada resmi, bergaya impersonal
- Bila perlu disertai dengan tabel-tabel dan angka-angka, baik yang terjalin dalam teks laporan maupun dikumpulkan dalam satu bagian tersendiri
- Biasanya didokumentasikan secara khusus
Laporan formal dan Semi formal
Laporan formal adalah laporan yang memenuhi semua
persyaratan di atas, nadanya bersifat impersonal, dan materinya disajikan dalam
suatu pola struktur seperti yang terdapat dalam buku-buku.
Bila ada satu atau beberapa syarat tidak terpenuhi,
laporan itu disebut semi-formal sedangkan laporan yang tidak memenuhi
persyaratan di atas disebut laporan non-formal.
Laporan formal, semi-formal, dan non-formal merupakan
laporan yang bersifat resmi (formil). Bila laporan tersebut bersifat pribadi
dan bentuknya sesuai dengan keinginan penulis maka laporan itu bersifat tidak
resmi (informil). Laporan semi-formal
adalah laporan yang bila terdapat satu atau dua persyaratannya yang tidak
dipenuhi. Laporan non-formal
adalah laporan yang tidak memenuhi persyaratan yang telah ditentukan.
Struktur Laporan Formal
1. Halaman
judul
Jangan menggunakan judul yang terlalu panjang.
2. Surat penyerahan
Surat penyerahan atau letter of transmittal berfungsi
sebagai kata pengantar pada sebuah buku.
3. Daftar isi
Bagian ini memuat rekapitulasi dari semua judul yang
ada dalam laporan. Pokok-pokok yang paling penting ditempatkan semakin ke kiri.
4. Ikhtisar dan abstrak
Ikhtisar merupakan bagian dari tulisan yang
menyampaikan informasi penting dari sebuah laporan dalam bentuk yang sangat
singkat.
Abstrak adalah bagian uraian yang sangat singkat,
jarang lebih panjang dari enam atau delapan baris untuk menerangkan aspek-aspek
yang tercakup dalam sebuah uraian.
- Pendahuluan
- Isi laporan
Isi laporan menyangkut inti persoalan.
- Kesimpulan dan saran
- Bagian pelengkap
Bagian yang perlu dimasukkan untuk melengkapi laoran
adalah apendiks (lampiran-lampiran, termasuk surat perintah atau surat
tugas bagi orang yang membuat laporan, foto, peta, dll) dan bibliografi
bila laporan itu dikaitkan dengan analisa ilmiah yang menggunakan bahan-bahan
pustaka.
Bahasa Laporan
Sekurang-kurangnya dari segi sintaksis bahasanya teratur,
jelas memperlihatkan hubungan yang baik antara satu kalimat dengan kalimat yang
lain. Bidang yang dilaporkan dan orang yang menerima laporan seringkali
mempengaruhi gaya bahasa yang digunakan.
Laporan Buku
Laporan buku berarti suatu macam laporan untuk
kepentingan pendidikan atau perkuliahan di perguruan tinggi yang bertujuan
untuk mendorong mahasiswa membaca buku yang dianjurkan dan meningkatkan
kemampuan memahami isi buku tersebut.
Laporan buku cukup bila terdiri dari bagian-bagian
berikut: judul, pendahuluan (surat penyerahan dan pendahuluan), isi laporan,
kesimpulan dan saran. Di samping itu disebutkan pula judul buku, nama
pengarang, tempat penerbitan, penerbit, tahun terbit, cetakan atau edisi ke
berapa, jumlah halaman, dan babnya, serta formatnya. Semua ini merupakan bahan
keterangan teknis megenai buku yang bersangkutan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar